avatar

Безопасность в договорной работе

Опубликовал в блог Безопасность
В договорной работе участвуют все предприятия, независимо от форм собственности, уставных целей и количества работающих сотрудников. Это то, на чем предприятие зарабатывает свои деньги. Некоторые организации работают исключительно в рамках Гражданского кодекса, другие же еще и по отдельным законам, например 44-ФЗ, 214-ФЗ или иным. Договорную работу можно пустить на самотек, а потом удивляться возросшей дебиторке, претензиями со стороны налоговой, откатной системе сделок в вашей организации и низким качеством поставляемых вам товаров и услуг. А можно организовать договорную работу так, что никаких проблем и претензий не будет или они будут минимальны.

С чего начинается любая договорная работа – с изучением законодательства и налаживания договорного процесса на собственном предприятии. Далее выбор контрагента, оценка его надежности, обсуждение условий сделки. Далее текущая работа по контролю исполнения условий договора. Чтобы процесс договорной работы был безопасен для предприятия и не нес для вас дополнительных рисков, мы и попробуем разобраться с данным вопросом.

Итак, что же такое БЕЗОПАСНОСТЬ вообще?

Безопасность — это такие условия, в которых находится сложная система, когда действие внешних и внутренних факторов не влечёт действий, считающихся отрицательными по отношению к данной сложной системе в соответствии с существующими на данном этапе потребностями, знаниями и представлениями. Иными словами, сохраняется некая стабильность существования самой системы. В нашем случае под системой мы будем понимать предприятие.

К примеру, работая в системе безопасности сети ВЕТРИКА (название изменено), я вывел для себя принцип успешной работы безопасности в рамках отдельно взятого гипермаркета. Заключался он в простом принципе, что любая текучка отражается резко негативно на сервисе и продажах. Почему это было так? ВЕТРИКА строит работу на тотальной системе штрафов для сотрудников (за нарушение трудовой дисциплины, воровство, а также возмещает за их счет итоги инвентаризаций). Разумеется, при достаточно высоком уровне воровства в среде ТОП-менеджеров, сложно говорить о более или менее стабильном коллективе, т.к. сотрудники начинают повально увольняться уже после первого месяца работы. В этой связи работа СБ гипермаркетов была ориентирована не на выжимание всех соков из рядовых сотрудников, а на формирование профессионального костяка сотрудников. Они знали свою работу, могли научить новичков и умели продавать. Все же попытки списания за счет сотрудников денежных средств, утраченных в ходе воровства или внутреннего мошенничества, оборачивались проведением служебных расследований с выявлением действительно виновных лиц. Так, своих постов лишились директор по рекламе и ряд директоров гипермаркетов.

Тут мы подходим к такому понятию, как КОМПЛЕКСНАЯ БЕЗОПАСНОСТЬ. Что это?

Комплексная безопасность – интеграция различных подсистем безопасности, позволяющая создавать единую систему управления, контроля и мониторинга опасностей. Подобные системы обладают минимальным количеством избыточных элементов одинаковой функциональности, что приводит к высоким уровням синергетических эффектов.

Действительно, служба безопасности не всегда может позволить себе целиком сосредоточиться на системе безопасности в целом, зачастую осуществляя перегиб только на одной подсистеме безопасности. Более того, именно система безопасности предприятия, построенная на основе комплексной безопасности, будет являться наиболее эффективной в плане работы.

Итак, какие подсистемы должны входить в систему комплексной безопасности предприятия:

1. Правовая безопасность;

2. Кадровая безопасность;

3. Экономическая безопасность;

4. Финансовая безопасность;

5. Информационная безопасность;

6. Информационно-аналитическая безопасность;

7. Инженерно-техническая безопасность;

8. Технологическая безопасность;

9. Экологическая безопасность;

10. Противопожарная безопасность;

11. Физическая безопасность и др.

Попробуем привести примеры в пользу успешности существования именно комплексной системы безопасности. К примеру, невозможно требовать от персонала соблюдения режима коммерческой тайны, введенного на предприятии, когда физические носители этой информации будут общедоступны или доступ к ним не будет ограничиваться. Или, другой пример, в условиях экологического загрязнения, при отсутствии средств индивидуальной защиты, будет совершенно невозможно организовать и заставить работать подсистему физической охраны объекта. Наконец, незнание правил противопожарной безопасности может повлечь за собой человеческие жертвы в случае отсутствия должной системы оповещения о возгорании. Все вышеперечисленное может привести к колоссальным потерям в случае происшествия или лечь дополнительной небольшой графой в бюджет службы безопасности. Таким образом, мы можем сделать промежуточный вывод о том, что любая безопасность — это, прежде всего, комплекс мер по ее обеспечению.

Какие же могут быть риски для безопасности предприятия? Если постараться их систематизировать, то нам предстанет примерно следующий список:

1. Информационно-технические;

2. Репутационные;

3. Правовые и административные;

4. Внутрикорпоративные;

5. Организационно-технические;

6. Финансовые и др.

Данные риски, также существуют в виде некоего комплекса и будут тесно взаимосвязаны друг с другом. К примеру, разборка между учредителями ударит по финансам и репутации компании. Недостаток финансирования отразится на защите корпоративной информации или раскрутке бренда.

Попробуем ответить на вопрос, какие же существуют методы противодействия данным рискам?

Метод уклонения от риска. Им пользуются предприниматели, предпочитающие действовать не рискуя. Суть данного метода состоит в выборе консервативной стратегии. Принятие решения о выборе такой стратегии принимается, как правило, на этапе разработки проекта.

Метод компенсации риска. Это упреждающий метод. В отличие от предыдущего он не предполагает избежания риска, а подразумевает создание и активное использование различного инструментария борьбы с рисками и их негативными последствиями. Это использование в деятельности предприятия системы прогнозирования и стратегического планирования, проведение активного маркетинга, создание резервных фондов.

Метод диверсификации риска. Данный метод предполагает распределение рисков по срокам, структуре, источникам возникновения и пр. При финансовом инвестировании речь идет о диверсификации портфеля, когда инвестиционный капитал распределяется между ценными бумагами с различными рисками, доходностями и корреляциями с целью минимизации несистематического риска.

При диверсификации рисков предпринимательской деятельности (реальное инвестирование) к этой группе методов управления риском относятся различные варианты диверсификации:

• диверсификация деятельности, понимаемая как увеличение числа используемых или готовых к использованию технологий, расширение ассортимента выпускаемой продукции или спектра предоставляемых услуг, ориентация на различные социальные группы потребителей и т.п.;

• диверсификация рынка сбыта, т.е. работа одновременно на нескольких товарных или региональных рынках;

• диверсификация закупок сырья и материалов предполагает взаимодействие со многими поставщиками, что позволяет снизить зависимость предприятия от ненадежности отдельных поставщиков сырья, материалов и комплектующих.

Метод страхования риска. Данный метод в отличие от предыдущих предполагает не использование инструментов управления рисками, а возмещение полного или частичного ущерба вследствие наступления рисковой ситуации (страхового случая).

Итак, мы разобрались в понимании и необходимости комплексной системы безопасности предприятия. Получили понимание относительно рисков для безопасности предприятия и методов их противодействия. Таким образом, нам удалось составить в голове общее понимание безопасности, а также роль и задействование в ней собственной службы безопасности. Теперь, вооружившись всеми этими знаниями, мы готовы перейти к теме обеспечения безопасности договорных отношений.

______________________________________________________________________________

Для понимание примерной структуры договора необходимо, прежде всего, вспомнить, что же все-таки такое — договор и какова его роль в сфере хозяйственных отношений.

Договор — это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности. В свою очередь, цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.

Гражданский кодекс РФ дает лишь общую характеристику договоров и перечень основных условий, оставляя сторонам возможность сколь угодно конкретизировать, расширять положения, включаемые в каждый конкретный договор. Такую же свободу должны предоставлять и корпоративные нормативные акты.

Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла:

• заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами);

• организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

Эта работа есть разновидность правовой деятельности, поскольку в ее основе лежат юридические нормы (централизованные и корпоративные), а результат ее первого цикла — договор — сам становится юридически обязательным документом. Договор считается действительным, если в нем содержится следующая информация: данные о сторонах по договору, почтовые и банковские реквизиты, наименование сторон, учредительные документы, ФИО и должности лиц, имеющих право подписи, предмет договора, срок действия договора, сумма договора с учетом применяемых налогов и порядок расчетов. В договоре устанавливается двусторонняя конкретная ответственность сторон, с указанием размеров санкций (неустойки, пени, штрафы).

Например, если по условиям договора предусмотрена полная или частичная оплата работ авансовым платежом, то в разделе «Ответственность сторон» предусматривают ответственность Исполнителя за пользование денежными средствами Заказчика: в случае их неправомерного удержания взыскиваются проценты с суммы предоплаты.

При взаимодействии с партнерами обычно ориентируются на условия выполнения договорных обязательств, при которых договор будет выполнен безусловно. Во избежании проблем при выполнении договора необходимо тщательно проверять все его существенные условия: информацию о партнере, времени и месте сделки, предмете и сроке действия договора, ответственности сторон и способах обеспечения обязательств, а также прочие условия договора (расторжение, изменение, конфиденциальность, перемена лиц по договору, порядок разрешения споров, форс-мажор).

В работе рекомендуется придерживаться следующей примерной структуры договора:

1. Реквизиты договора:

◦название договора;

◦ место его заключения;

◦ дата заключения договора.

2. Преамбула (включает название сторон и указание на то, что они заключили настоящий договор).

3. Предмет договора (в том числе указать объект договора).

4. Срок договора, порядок досрочного расторжения договора.

5. Права и обязанности сторон.

6. Расчеты сторон.

7. Ответственность сторон.

8. Разрешение споров (арбитражная оговорка).

9. Заключительные положения.

10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

11. Подписи сторон.

Чтобы организовать договорную работу в организации, следует разработать ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ, которое генеральный директор утверждает путем издания приказа. Данный документ будет выступать и единой для ответственных сотрудников инструкцией по алгоритму заключения и исполнения договоров, и документом, который возлагает на работников ответственность за соблюдение корпоративного договорного порядка, и одновременно регламентом контроля договорной работы в организации. Если компания небольшая, можно разработать отдельные инструкции, охватывающие отдельные направления договорной работы. Все ответственные за заключение и исполнение договоров сотрудники должны быть ознакомлены с положением под роспись. Для учета заключаемых договоров можно использовать автоматизированные CRM системы, либо вести бумажный журнал.

При разработке положения о договорной работе можно придерживаться следующей структуры документа:

1. Общие положения.

2. Инициирование заключения договора.

3. Подготовка проекта договора или протокола разногласий.

4. Порядок согласования проекта договора структурными подразделениями.

5. Заключение и регистрация договора.

6. Изменение (расторжение) договора.

7. Исполнение договора. Контроль за исполнением договора.

8. Учет и хранение договоров.

Приложения:

◦ перечень сведений о потенциальном контрагенте;

◦ лист согласования к проекту договора;

◦ взаимодействие структурных подразделений при ведении договорной работы.

Ключевым элементом системы внутреннего контроля является грамотно выстроенная договорная работа. Сначала нужно проанализировать текущее состояние договорной работы. Не исключено, что этот процесс никак не регламентирован, а полномочия и ответственность структурных подразделений по согласованию договоров не разграничены. Подобная ситуация может привести к самым негативным последствиям. Это претензии со стороны контрагентов и контролирующих органов, и признание заключенных сделок недействительными.

Чтобы этого избежать, нужно:

1. Определить подразделения, участвующие в подготовке и согласовании договоров, их функции и временные рамки каждого этапа.

2. Выработать оптимальную «дорожную карту» для прохождения договора в зависимости от специфики деятельности компании и видов используемых договоров. Конечно, путь и очередность согласования договора в каждой компании будут разными. Но в любом случае маршрут согласования договора, инициированного структурным подразделением компании, не должен проходить мимо юристов и бухгалтерии.

3. Закрепить выбранную схему в положении о договорной работе, которое утверждается генеральным директором компании.

Например, имеет право на жизнь следующая схема контрольных процедур в рамках договорной работы:

Инициатор договора — непосредственно взаимодействует с контрагентом и участвует в выработке условий договора, касающихся его предмета. Ответственное лицо по взаимодействию с клиентом.

Юридическая служба — проводит правовую экспертизу заключаемого договора и проверяет полномочия должностного лица, подписывающего договор от имени контрагента. Разрабатывает шаблоны договоров и контролирует процесс подписания.

Служба безопасности — проверяет контрагентов компании – не являются ли они фирмами-однодневками. Предупреждает возникновение дебиторской задолженности. Финансовая служба — контролирует соответствие расходов по договору статьям бюджета компании и возможность проведения платежей в предусмотренном контрактом размере.

Бухгалтерия — проверяет соответствие условий договора налоговому и бухгалтерскому законодательству: должная осмотрительность, лицензирование, порядок и сроки оплаты.

Генеральный директор — подписывает договор после завершения процедуры согласования.

Таким образом, мы можем выделить то, что входит в методы контроля договорной работы:

1. Контроль порядка заключения договоров и исполнения обязательств;

2. Контроль договорных сроков;

3. Контроль платежных обязательств;

4. Контроль организованного документооборота;

5. Контроль претензионной работы.

______________________________________________________________________________

Некоторым особняком в области обеспечения безопасности договорных правоотношений стоит высокий уровень и, повсеместное приятие российским обществом, коррупционных схем обогащения.

Коррупция — это злоупотребление служебным положением, дача взятки, получение взятки, злоупотребление полномочиями, коммерческий подкуп либо иное незаконное использование физическим лицом своего должностного положения вопреки законным интересам общества и государства в целях получения выгоды в виде денег, ценностей, иного имущества или услуг имущественного характера, иных имущественных прав для себя или для третьих лиц либо незаконное предоставление такой выгоды указанному лицу другими физическими лицами; а также совершение указанных деяний от имени или в интересах юридического лица.

Действующая с 1 января 2013 г. статья 13.3 Федерального закона от 25 декабря 2008 г. № 273 «О противодействии коррупции», обязывает организации разрабатывать и принимать меры по предупреждению коррупции.

Эти меры следует принимать посредством:

1. Определения подразделений или должностных лиц, ответственных за профилактику коррупционных и иных правонарушений;

2. Сотрудничества организации с правоохранительными органами;

3. Разработки и внедрения в практику стандартов и процедур, направленных на обеспечение добросовестной работы организации;

4. Принятия кодекса этики и служебного поведения работников организации;

5. Предотвращения и урегулирования конфликта интересов;

6. Недопущения составления неофициальной отчётности и использования поддельных документов.

8 ноября 2013 г. Министерство труда и социальной защиты России опубликовало «Методические рекомендации по разработке и принятию организациями мер по предупреждению и противодействию коррупции».

Суть их свелась к следующим моментам:

1. Разработка и согласование Плана «антикоррупционных» мероприятий по компании, включающих:

◦ разработку Антикоррупционной политики Общества;

◦ согласование текста Антикоррупционной политики Общества с заинтересованными структурными подразделениями;

◦ анализ Этического кодекса Общества, Положения о конфликте интересов на предмет соответствия требованиям законодательства, внесение правок в случае необходимости;

◦ согласование вопроса присоединения Общества к Антикоррупционной хартии российского бизнеса; ◦ анализ антикоррупционной оговорки договоров, связанных с хозяйственной деятельностью Общества, внесение правок в случае необходимости, согласование новой редакции;

◦ анализ антикоррупционных положений трудовых договоров, согласование необходимости внесения правок;

◦ введение в действие Антикоррупционной политики и обновлённых по необходимости локальных нормативно-правовых актов и шаблонов договоров;

◦ ознакомление работников под роспись с нормативными документами, регламентирующими вопросы предупреждения и противодействия коррупции в Обществе.

2. Приведение в соответствие с применимым законодательством положений Этического кодекса предприятия, Положения о конфликте интересов, антикоррупционных оговорок шаблонов договоров Общества;

3. Введение в действие Антикоррупционной политики предприятия, назначение ответственных лиц с соответствующим разграничением компетенции и ответственности. Тут говорится о разграничении деятельности учредителей, руководителей и персонала с целью минимизации коррупционных рисков.

______________________________________________________________________________

Российский бизнес обладает массой уникальных особенностей, и одна из черт, характеризующих нашего предпринимателя, — противоречивое сочетание доверчивости и излишней подозрительности. Так, при выборе партнера, часто руководствуются не конкретными сведениями, информацией о деятельности фирмы, а собственным эмоциональным восприятием. Бумаг же, к сожалению, наш народ (как правило) не читает, хотя еще Остап Бендер предупреждал, что самые важные вещи пишутся в конце и самым мелким шрифтом.

В то же время, современный российский бизнес объективно относится к венчурному, т.е. повышенно рисковому. Для того, чтобы заниматься обеспечением безопасности договорной работы в нашей стране, у предпринимателей есть две существенных причины. Во-первых, это возможность предупредить потерю финансовых средств. Не секрет, что по статистике ФНС, каждая 20-я сделка в России совершается с целью мошенничества (как внешнего, так и внутреннего), т.е. 5% от числа всех сделок, совершаемых в стране. Это очень много. Однако, есть эксперты, которые повышают этот показатель, как минимум, втрое, т.е. до 15-20%.

К примеру, в интернете есть некий сайт (с электронной почтой, телефонами, понятной иерархией руководителей и организационной схемой в принципе). На этом сайте присутствует коммерческое предложение с заведомо выгодными ценами. Не будем себя вводить в заблуждение — это предложение не более чем наживка. С помощью рекламы, рассылки или иным путём данная наживка находит своего клиента. Последнего «доводят до нужной кондиции» псевдоменеджеры мошеннической конторы. Они расхваливают продукт и его выгоды. Итогом такой работы становится то, что «клиент плывет» подписывает договор, переводит предоплату и ждёт поставку товара. Деньги после поступления на счет сразу обналичиваются, так что взыскать с него впоследствии не получится. На этом работа мошенников заканчивается. Данная ситуация может осложняться наличием на собственном предприятии «пятой колонны» в виде менеджеров, прямо или косвенно заинтересованных в повышении своего личного материального благосостояния за счет коммерческой деятельности предприятия. Так, в нашей практике был выявлен потенциальный риск при найме ТОП-менеджера по ИТ телеканала СКС (название изменено). Заключался этот риск в том, что однокурсник ТОПа своевременно побежал оформлять предприятие для участие в тендерных заказах под будущую должность проверяемого лица. К моменту начала тендеров, служба безопасности уже держала данную ситуацию под контролем и появление уже знакомого предприятия в списке участников тендера вызвало гомерический хохот.

Во-вторых, весомой причиной для контроля договорной работы, является то, что любая совершенная сделка с контрагентом, который признан или будет признан в будущем неблагонадежным (однодневкой или обнальной конторой) по итогам проверки ФНС или полиции, влечет за собой две серьезные проблемы.

Первая из них очевидна и заключается в усилении государственного контроля уже за вашим предприятием, как за подозреваемым в совершении незаконных финансовых операций. Это может выразиться в том, что счета вашего предприятия будут блокироваться, финансовые документы и компьютеры изыматься для проведения проверки. Все это, если не приостановит, то серьезно затормозит ведение бизнеса.

Вторая проблема будет заключаться в том, что оснований воспрепятствовать данным действиям правоохранительных органов у вас никаких нет. Более того, стоит помнить, что одна из самых распространенных причин отказа в вычетах НДС и снятия расходов — наличие недобросовестного контрагента. Согласно информационным письмам ФНС №№ ФНС 11.02.10 № 3-7-07/84 и от 17.10.12 № АС-4-2/17710 предприятию настоятельно рекомендуется проявлять должную осмотрительность при выборе контрагентов. Естественно, что если следовать практическим рекомендациям налоговиков, то проверять необходимо любого потенциального контрагента и отказывать неблагонадежным. Для этого специалисты ФНС открыто публикуют все признаки фирм-однодневок и иные признаки неблагонадежности для юридических лиц. Все это является серьезным основание для проверки ваших деловых партнеров в рамках организации договорной работы.

С уважением, Игорь Бедеров
0 комментариев RSS
Нет комментариев
Только зарегистрированные и авторизованные пользователи могут оставлять комментарии.